Zásady ochrany osobních údajů

1. Kdo zpracovává vaše osobní údaje

Správcem osobních údajů je společnost Ortodoncie Smile s.r.o., která provozuje ortodontickou kliniku OrtodoncieSmile a web www.ortodonciesmile.cz.

• Sídlo: V Americe 114, 252 31 Všenory

• IČO: 24890634

• Zápis v obchodním rejstříku: Městský soud v Praze, oddíl C, vložka 445498

• Provozovna: Hradecká, 252 28 Černošice

• E-mail pro otázky k ochraně osobních údajů: info@ortodonciesmile.cz

• Telefon: +420 722 794 448

 

Osobní údaje zpracováváme v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR), se zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, a u pacientů také se zákonem č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali, protože rozsah našeho zpracování to nevyžaduje. Se všemi dotazy se obracejte na uvedený e-mail.

 

2. Jaké údaje zpracováváme, proč a jak dlouho

Zpracováváme jen údaje, které nám sami poskytnete nebo které potřebujeme ze zákona. Osobní údaje neprodáváme a nepoužíváme je k reklamě bez vašeho souhlasu.

 

Předregistrace a formulář na webu

• Jaké údaje - jméno, příjmení, telefon, e-mail, požadovaná služba

• Proč je zpracováváme - abychom se vám po otevření kliniky ozvali a domluvili první návštěvu

• Právní základ - jednání o poskytnutí služby na vaši žádost (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR)

• Jak dlouho - do domluvení první návštěvy, nejdéle 6 měsíců od zahájení provozu kliniky; poté údaje smažeme

 

Dotazy e-mailem nebo telefonem

• Jaké údaje - jméno, kontakt, obsah zprávy

• Proč je zpracováváme - abychom vám odpověděli

• Právní základ - jednání o službě (čl. 6 odst. 1 písm. b)), u obecných dotazů náš oprávněný zájem odpovědět (čl. 6 odst. 1 písm. f))

• Jak dlouho - po dobu vyřizování, nejdéle 2 roky od poslední komunikace

​

Uchazeči o zaměstnání

• Jaké údaje - životopis, kontakt, vzdělání, praxe, odborná způsobilost

• Proč je zpracováváme - výběrové řízení

• Právní základ - jednání o uzavření smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b)); delší uchování jen se souhlasem (čl. 6 odst. 1 písm. a))

• Jak dlouho - do skončení výběrového řízení; se souhlasem až 2 roky pro budoucí pozice

​

Dodavatelé a obchodní partneři

• Jaké údaje - jméno kontaktní osoby, kontakt, fakturační údaje

• Proč je zpracováváme - uzavření a plnění smlouvy, účetnictví

• Právní základ - plnění smlouvy a právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. b) a c))

• Jak dlouho - po dobu smlouvy; účetní a daňové doklady 10 let

​

Ochrana právních nároků

• Jaké údaje - údaje nezbytné k doložení nároku

• Proč je zpracováváme - obrana v případě sporu

• Právní základ - oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f))

• Jak dlouho - po dobu promčecích lhůt

​

 

Před první návštěvou nám prosím formulářem ani e-mailem neposílejte podrobnosti o zdravotním stavu, rentgenové snímky ani fotografie. Vezměte je s sebou na konzultaci.

Poskytnutí údajů ve formuláři je dobrovolné. Bez telefonu nebo e-mailu se vám ale nemůžeme ozvat.

 

3. Pacienti kliniky (od zahájení provozu 1. září 2027)

U pacientů zpracováváme i údaje o zdraví, protože bez nich nelze poskytovat zdravotní péči. Všichni naši zdravotníci jsou vázáni povinnou mlčenlivostí podle § 51 zákona č. 372/2011 Sb.

Jaké údaje: jméno a příjmení, datum narození, rodné číslo, adresa, číslo pojištěnce a zdravotní pojišťovna, telefon a e-mail; u dětí také údaje zákonného zástupce. Dále anamnéza, diagnóza, léčebný plán a průběh léčby, rentgenové snímky, fotografie obličeje a zubů, 3D skeny zubů a údaje o platbách.

​

Vyúčtování péče zdravotní pojišťovně

• Právní základ - právní povinnost (zákon č. 48/1997 Sb., o veřejném zdravotním pojištění)

• Jak dlouho - po dobu stanovenou právními předpisy

​

Poskytování zdravotních služeb a vedení zdravotnické dokumentace

• Právní základ - právní povinnost (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) a poskytování zdravotní péče (čl. 9 odst. 2 písm. h) GDPR); zákon č. 372/2011 Sb. a vyhláška č. 98/2012 Sb.

• Jak dlouho - po dobu stanovenou vyhláškou č. 98/2012 Sb., u ambulantní péče zpravidla 10 let od posledního ošetření

​

Platby, účtenky a doklady pro příspěvky pojišťoven

• Právní základ - právní povinnost (účetní a daňové předpisy)

• Jak dlouho - 10 let

​

Objednávání a připomínky termínů SMS nebo e-mailem

• Právní základ - plnění smlouvy o poskytnutí péče a náš oprávněný zájem, abyste na termín nezapomněli

• Jak dlouho - po dobu léčby; připomínky můžete kdykoli odmítnout

​

Fotografie „před a po“ na webu nebo sociálních sítích

• Právní základ - pouze váš výslovný písemný souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) a čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR)

• Jak dlouho - do odvolání souhlasu

​

Hlášení do Národního zdravotnického informačního systému a další zákonné povinnosti

• Právní základ - právní povinnost

• Jak dlouho - podle příslušného předpisu

​

 

Léčba Invisalign

Při léčbě neviditelnými rovnátky Invisalign předáváme 3D skeny, fotografie a nezbytné údaje o léčbě výrobci, společnosti Align Technology. Potřebuje je k přípravě plánu léčby a výrobě alignerů. Align Technology může údaje zpracovávat i mimo Evropskou unii; předání je chráněno standardními smluvními doložkami schválenými Evropskou komisí. Před zahájením léčby vás s tím seznámíme.

 

Kontroly na dálku přes DentalMonitoring

Aplikaci DentalMonitoring používáme jen u pacientů, kteří s jejím použitím souhlasí. Snímky z aplikace zpracovává společnost DentalMonitoring SAS (Francie) a stávají se součástí vaší zdravotnické dokumentace. Kontroly na dálku můžete kdykoli ukončit a pokračovat osobními kontrolami.

 

Zubní laboratoř

Pro výrobu aparátů a retainerů předáváme smluvní zubní laboratoři jen údaje nezbytné k výrobě: jméno pacienta, 3D sken a pokyny k výrobě. Laboratoř je vázána mlčenlivostí a smlouvou o zpracování osobních údajů.

 

Kamerový systém

Vstup a recepce kliniky jsou monitorovány kamerovým systémem bez záznamu zvuku k ochraně osob a majetku (oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Ošetřovny monitorovány nejsou. Záznamy uchováváme nejdéle 7 dní, pokud nejsou potřeba k objasnění incidentu.

​

4. Cookies a návštěva webu

Web www.ortodonciesmile.cz běží na platformě Wix. Při návštěvě webu se zpracovávají technické údaje, například IP adresa, typ prohlížeče a zařízení a čas návštěvy. Wix je používá k zajištění provozu a bezpečnosti webu.

Nezbytné cookies zajišťují, aby web fungoval a byl bezpečný. Používáme je na základě oprávněného zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) a souhlas k nim není potřeba.

Analytické a marketingové cookies používáme jen s vaším souhlasem (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR a § 89 zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích). Pomáhají nám zjistit, které stránky jsou užitečné, a zlepšovat web. Souhlas udělujete v cookie liště při první návštěvě a můžete ho kdykoli změnit nebo odvolat odkazem „Nastavení cookies“ v patičce webu.

Přehled konkrétních cookies a doby jejich platnosti najdete v nastavení cookie lišty. Cookies můžete také zablokovat nebo smazat v nastavení svého prohlížeče; některé funkce webu pak nemusí fungovat.

Vložený obsah třetích stran: stránka Kontakty obsahuje mapu Google. Při jejím načtení může Google zpracovávat vaši IP adresu podle svých zásad ochrany soukromí. Odkazy na weby třetích stran (např. aplikace Invisalign SmileView) vedou mimo náš web a platí pro ně zásady jejich provozovatelů.

 

5. Komu údaje předáváme

Vaše údaje předáváme jen v rozsahu nezbytném pro daný účel. Zpracovatelé, kteří pro nás pracují, mají s námi smlouvu o zpracování osobních údajů a smějí je použít jen podle našich pokynů.

 

Zpracovatelé:

• Wix.com Ltd. – provoz webu a webových formulářů

• poskytovatel ordinačního softwaru XDENT – objednávání, zdravotnická dokumentace a SMS připomínky termínů (od zahájení provozu)

• poskytovatel e-mailových a cloudových služeb GMAIL

• HexaShield s.r.o. – správa a zabezpečení IT

• DAFIN s.r.o. – vedení účetnictví

• smluvní zubní laboratoř – výroba ortodontických aparátů

• DentalMonitoring SAS – kontroly na dálku, jen u pacientů, kteří s nimi souhlasí

 

Další příjemci:

• Align Technology – výrobce alignerů Invisalign, jen při léčbě Invisalign (viz bod 3)

• zdravotní pojišťovny – vyúčtování hrazené péče

• státní orgány a instituce, pokud to vyžaduje zákon: Ústav zdravotnických informací a statistiky (Národní zdravotnický informační systém), Krajský úřad Středočeského kraje, Krajská hygienická stanice, soudy a orgány činné v trestním řízení

• jiný ošetřující lékař, například váš zubní lékař, v rozsahu stanoveném zákonem č. 372/2011 Sb.

Předávání mimo Evropskou unii: Wix.com Ltd. sídlí v Izraeli, pro který Evropská komise vydala rozhodnutí o odpovídající úrovni ochrany. Pokud Wix nebo Align Technology zpracovávají údaje v USA nebo jiné zemi mimo EU, děje se tak na základě rámce EU-US Data Privacy Framework nebo standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí. Ostatní zpracovatelé zpracovávají údaje v EU.

 

6. Vaše práva

V souvislosti se zpracováním osobních údajů máte tato práva:

• Právo na přístup – zjistit, jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii (čl. 15 GDPR).

• Právo na opravu – nechat opravit nebo doplnit nepřesné údaje (čl. 16 GDPR).

• Právo na výmaz – požádat o smazání údajů, které už nepotřebujeme (čl. 17 GDPR). Zdravotnickou dokumentaci musíme ze zákona uchovávat po stanovenou dobu, proto ji před jejím uplynutím smazat nelze.

• Právo na omezení zpracování – například po dobu, kdy ověřujeme přesnost údajů (čl. 18 GDPR).

• Právo na přenositelnost – získat údaje, které jste nám poskytli na základě smlouvy nebo souhlasu, ve strojově čitelném formátu (čl. 20 GDPR).

• Právo vznést námitku – proti zpracování na základě našeho oprávněného zájmu (čl. 21 GDPR).

• Právo odvolat souhlas – kdykoli a bez udání důvodu. Odvolání nemá vliv na zpracování před odvoláním.

 

Pacienti mají navíc právo nahlížet do své zdravotnické dokumentace a pořizovat si z ní výpisy, opisy a kopie podle § 65 a 66 zákona č. 372/2011 Sb. U dětí tato práva vykonává zákonný zástupce.

 

Jak práva uplatnit

Napište nám na info@ortodonciesmile.cz, pošlete dopis na adresu sídla nebo se obraťte na recepci kliniky. Abychom údaje nevydali nepovolané osobě, můžeme vás požádat o ověření totožnosti. Žádost vyřídíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce; ve složitých případech může být lhůta prodloužena o další dva měsíce, o čemž vás budeme informovat. Vyřízení je bezplatné, s výjimkou žádostí zjevně nečůvodných nebo nepřiměřených.

 

Stížnost u dozorového úřadu

Pokud se domníváte, že vaše údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, můžete podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Rádi bychom ale věc nejdřív vyřešili s vámi přímo.

 

7. Zabezpečení, děti a další informace

Zabezpečení údajů

Osobní údaje chráníme technickými a organizačními opatřeními: šifrovaným připojením k webu (HTTPS), řízením přístupových práv, zabezpečenou sítí a pravidelným zálohováním, ochranou počítačů před škodlivým softwarem a mlčenlivostí všech zaměstnanců. K údajům mají přístup jen osoby, které je potřebují ke své práci.

 

Údaje dětí

U dětí a mladistvých do 18 let zpracováváme údaje, které nám sdělí zákonný zástupce. Formulář na webu za dítě prosím vyplňuje rodič nebo jiný zákonný zástupce. Souhlas s ošetřením dítěte uděluje zákonný zástupce podle zákona č. 372/2011 Sb.

 

Automatizované rozhodování

Neprovádíme automatizované rozhodování ani profilování, které by pro vás mělo právní účinky nebo vás podobně významně ovlivnilo.

 

Účinnost a změny

Tyto zásady jsou účinné od 29. října 2026. Zásady můžeme aktualizovat, například při zahájení provozu kliniky nebo změně zpracovatelů. Aktuální verze je vždy zveřejněna na www.ortodonciesmile.cz; o podstatných změnách budeme pacienty informovat.